12 PIÈGES À ÉVITER POUR ÊTRE PLUS EFFICACE - MS Groupe Conseil

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12 PIÈGES À ÉVITER POUR ÊTRE PLUS EFFICACE

9 janvier 2018

Travailler vite ou être plus efficace ? Être fatigué ou en énergie?

 

Êtes-vous fatigué de courir pour respecter vos délais ? Êtes-vous constamment en train de replanifier votre travail ? Vos heures de travail s’allongent et s’allongent…

Je suis coincé dans ce que j’ai à faire

Comme la plupart des gens, il y a de fortes chances que vous soyez rapidement pris dans la boucle infernale des activités à faire au bureau et qui s’accumulent. Vous faites un effort d’équilibrer vos activités et d’aller au gym pour être en forme et en énergie.  Si c’est le cas, je vous félicite, c’est déjà une étape importante à réaliser. Mais dans les faits, est-ce que ce qui se passe dans la journée a réellement changé ? J’entends souvent dire : «il n’y a pas grand-chose à faire, ce qui doit être fait doit être fait. Que peut-on changer ?  Il faudrait que l’entreprise se transforme pour permettre d’améliorer mes journées. »

 

Combats entre productivité et efficacité

Si vous me dites que vous êtes une personne qui aime l’action, prendre des décisions rapides, ne pas aimer faire du surplace pour faire avancer les choses, vous êtes certainement une personne d’action.  Il est certain que de faire un doctorat sur toutes les questions avant d’agir n’est pas une saine habitude de travail.  À l’inverse, bouger sans arrêt et sans organisation comme un coup de vent n’est pas plus une saine habitude de travail. Si vous êtes honnête, est-ce que tout ce que vous avez réalisé dans ce mode a donné de bons résultats à tout coup, vous n’avez jamais rien recommencé, vous n’avez jamais perdu de temps ?  Est-ce que cette course aux décisions et aux actions promptes, possiblement prises sur le coin du bureau, ne nuit pas à votre succès et à votre équilibre? Est-ce que ce mode vous amène à faire du micromanagement ?

Les études le démontrent clairement, faire du travail rapidement ne génère pas d’efficacité.

Vous connaissez l’expression «garbage in, garbage out» ?  Lorsque tout finit par aller trop vite, il y  a également l’expression célèbre qui dit «when the shit hit the fan».  Cela vous dit quelque chose?  Est-ce que vous êtes vraiment à l’abri de ces 2 expressions ?

C’est là où réside la différence entre être productif ou efficace.  Vous pouvez produire une quantité monstre de travail, mais le résultat n’est pas nécessairement valable et vous dirige tout droit vers l’épuisement. La pile de travail ne diminue jamais, c’est la pensée d’être productif.

En contrepartie, vous pouvez prendre un recul, vous organiser et changer des habitudes et des décisions en vous concentrer sur les prochaines actions essentielles pour être efficace. Je vous invite donc à une réflexion afin d’analyser vos habitudes de travail sans attendre une transformation de votre entreprise.

 

Être efficace au travail, c’est possible sans tout transformer

Il y a plusieurs alternatives afin de prendre le contrôle sur la gestion de son temps au travail sans attendre une transformation de votre entreprise. C’est à vous d’agir, cela ne dépend que de vous. Vous y croyez ou pas ?

Il existe plusieurs livres sur différentes méthodes de gestion du temps et habitudes au travail pour atteindre une efficacité. Je vous encourage fortement à trouver une méthode avec laquelle vous serez à l’aise.  Je vous suggère la méthode GTD (Getting Things Done de David Allen).  Visitez le site gettingthingsdone.com.  Vous y trouverez des pistes pour prendre le contrôle de votre agenda et de votre vie. Cette méthode vous amène dans un espace très différent des autres méthodes de gestion de temps.  Je vous assure des résultats rapidement si vous appliquez certains principes et ce, sans aucun changement dans votre entreprise.  Le changement commence par vous !

 

12 pièges de base pour gagner en efficacité rapidement

Au-delà d’appliquer une méthode de gestion de temps spécifique, il y a plusieurs petites habitudes que nous sommes tous portés à faire qui nous font mal et qui contribuent à notre baisse d’énergie. C’est ce que j’appelle des pièges à temps.

Dans le tourbillon de nos journées, avec le «visage dans la tarte», nous tombons rapidement dans ces pièges sans en sortir. Arrêtez-vous quelques instants pour prendre conscience des pièges dans lesquels vous êtes et ainsi déterminer les changements d’habitudes que vous devez faire dès maintenant.  Commencez par vous sortir de ces pièges et vous gagnerez en efficacité.  Il sera plus facile par la suite de passer à un autre niveau en appliquant une méthode telle que le GTD.

  • Dire «oui» à tout

Quelle belle façon de perdre le contrôle.  Si vous avez établi un plan de match et des priorités, pourquoi alors en sortir et faire autre chose ?

  • Mal planifier

Il ne faut pas planifier pour planifier.  Il faut un sens à votre planification.  Pour cela, il faut que vous soyez en mesure d’évaluer la semaine, le mois, le trimestre et l’année. C’est être en mesure de visualiser à 75 000 mètres d’altitudes, à 50 000 mètres, à 25 000 mètres, à 10 000 mètres et à 0 mètres.

  • Changer constamment de priorités

On commence un travail le matin et on change soudainement, mais basé sur quoi ? Pourquoi avoir la bougeotte dans la journée comme si on aime suivre le vent ?

  • Être esclave de vos courriels

Vous devez arrêter d’être déconcentré par les courriels entrants avec l’affichage de la notification.  Demeurer concentré sur ce que vous faites est LA priorité.  Les courriels attendront !

  • Vous laissez constamment déranger

Vive les rencontres dans le cadre de porte ou les rencontres non planifiées. Demander aux personnes d’arrêter de vous déranger n’est ni impoli ni outrageant.  C’est faire en sorte d’obliger les autres à mieux s’organiser tout en vous permettant de vous concentrer.

  • Continuer à travailler lorsque vous êtes fatigué

Être à l’écoute de son énergie est primordial.  Il y a des tâches qui sont plus exigeantes que d’autres.  Il faut savoir choisir votre activité en fonction de votre énergie. Allonger les heures de travail pour en faire plus exige plus de temps que la normale, donc sachez quand arrêter.

  • Refuser de déléguer

On me dit souvent : «Le travail n’est jamais aussi bien fait quand c’est quelqu’un d’autre qui le fait».  Ou encore : «Cela prend trop de temps à expliquer, alors je le fais moi-même». Savoir déléguer est une pratique gagnante.  Il faut toutefois savoir comment le faire.  L’erreur qui est généralement faite est de ne pas accepter de prendre le temps de bien communiquer les attentes et de ne pas donner les moyens pour réaliser la demande.

  • Manquer d’ordre

Chercher, chercher et encore chercher.  Combien de temps passez-vous dans ce type d’activité.  Chercher dans des dossiers dans votre ordinateur, des documents joints dans des courriels ou encore un rapport du passé qui serait utile. Savoir classifier ses documents et les classer au fur et à mesure vous donnera des ailes.

  • Ne jamais réévaluer vos méthodes de travail

Travailler sans se remettre en question c’est accepter le statu quo.  Mais pourquoi ?  C’est certain que c’est plus simple de se sentir dans ses pantoufles.  Mais sortir de sa zone de confort pour vous remettre en question vous permettra d’évoluer.

  • Surcharger votre agenda

Il est tellement courant de voir des agendas qui affichent plus d’une rencontre confirmée à la même heure, de voir qu’il n’y a aucun temps pour la planification des activités ou encore pour la révision des travaux réalisés pour ajuster les priorités.  Bloquez des plages de temps pour la planification et la révision de vos activités.

  • Vous donner des échéances trop serrées

Pourquoi accepter des délais trop serrés ?  Parce que vous n’avez pas le choix ?  Que faites-vous alors quand vous êtes obligés de reconfirmer une nouvelle date parce que vous n’êtes pas capable de livrer ?  Alors, ajuster immédiatement les échéances lors de vos prochaines activités.  De cette façon vous ne perdrez plus de temps à reconfirmer de nouvelles dates.

  • Fonctionner constamment en mode urgence

Travailler en mode 911 c’est travailler à mettre des pansements couramment à la place de travailler sur les vrais problèmes.  C’est souvent lié à un manque dans la planification ou à l’empressement de livrer.  Conséquence, vous êtes obligé de reprendre certaines parties de votre travail.  En cumul, cela devient un flo constant de reprises et donc, être en mode réaction au lieu d’action. Arrêtez de travailler en vitesse, forcer une meilleure planification pour faciliter l’organisation des priorités et des délais.

 

N’attendez plus personne et mettez-vous en mouvement pour gagner en efficacité et atteindre une meilleure qualité de vie au travail, un bien-être personnel.

Est-ce que vous reconnaissez ces pièges ?  Comment réussissez-vous à les éviter ? Quels sont vos défis dans une gestion du temps efficace ?

N’hésitez pas à partager votre expérience, à poser vos questions sur le sujet et à partager cet article.

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3 commentaires sur “12 PIÈGES À ÉVITER POUR ÊTRE PLUS EFFICACE”

  • effectivement, la quantité de travail peut se faire au détriment de la qualité, mais il y a lieu de faire des priorités et surtout d’être à jour. c’est à dire, ne pas laisser le travail d’aujourd’hui à demain(éviter la demainite. En cas de surcharge, chose qui arrive rarement, il faut aussi, savoir déléguer.)


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